M-Docuvita: Unsere Lösung für Archivierung und Dokumentenmanagement


Typische Anforderungen im kaufmännischen Umfeld

Im kaufmännischen Bereich ergeben sich heutzutage typische Problemstellungen wie unzureichende Kundenorientierung, mangelnde Nachvollziehbarkeit von Vorgängen, zu hohe Verwaltungskosten oder die Einhaltung rechtlicher Anforderungen.

Viele Unternehmer sind bereit diese Aufgaben anzugehen, jedoch fehlt es ihnen am richtigen Werkzeug. Ein Dokumenten-Management-System, kurz DMS, das die Informationslücke zwischen dem ERP-System und Dokumenten in Papierform schließt, kann hier Abhilfe schaffen.

Warum ein DMS?

  • Einfache Bedienung 
  • WinLine-Integration 
  • Niedrige Investitionskosten 
  • Niedrige laufende Kosten 
  • Hohe Flexibilität 
  • Automatische Belegarchivierung 
  • Intuitive Aktenfunktionalität 
  • Komfortable Suchfunktionen 
  • Automatische Versionskontrolle 
  • Workflow-Integration 
  • Webviewer 
  • Zukunftssicherheit

Warum Docuvita?

- Kundenbeziehungen verbessern

Mitarbeiter sind dem Kunden gegenüber durch einen zentralen Informationszugang schneller auskunftsfähig.

- Arbeitsabläufe optimieren

Dokumente stehen allen berechtigten Mitarbeitern direkt zur Verfügung, können effizienter verteilt, Änderungen schneller nachvollzogen und Mehrfachablagen vermieden werden.

- Verwaltungskosten reduzieren

Zeitersparnis durch automatisierte Ablage und schnelleres Wiederfinden der Dokumente. Reduzierung von Aktenbergen, Druckkosten und Verwaltungsaufwänden.

- zertifizierte, revisionssichere Archivierung mit docuvita 2.0

Das im August 2016 erteilte Zertifikat bescheinigt die Konformität der docuvita-Lösung mit den Anforderungen nach dem Prüfverfahren "Beweis-, revisions- und manipulationssichere Speicherung und Archivierung digitaler Dokumente" (PK-DML) des VOI. Das Zertifizierungsverfahren wurde vom VOI, dem Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., gemeinsam mit dem TÜV-IT (TÜV Nord Group) erarbeitet und durchgeführt.

Docuvita & WinLine - Ein starkes Team

Über eine spezielle Schnittstelle sind Docuvita (als DMS) und WinLine (als ERP-System) direkt miteinander verbunden. So ist es möglich Ausgangsbelege automatisiert zu archivieren und Eingangsbelege mit der FIBU und FAKT zu verknüpfen. Die Belege lassen sich direkt aus der WinLine in Docuvita anzeigen. Beschreibende Kontextinformationen zu den archivierten Dokumenten werden aus der WinLine-Datenbank gewonnen, ohne dass in Docuvita zusätzliche Stammdaten gepflegt werden müssen.

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